[試] 打ち合わせを円滑に進めるための8つのポイント

[試] 打ち合わせを円滑に進めるための8つのポイント
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こんにちは。marubon(@marubon_jp)です。
今回は、私の経験から得た打ち合わせのTIPSを紹介したいと思います。

まず打ち合わせとは何でしょうか。打ち合わせは、何らかの議題に対する認識合わせ、意思決定の場です。

実際やってみると、消化不良だったり、一抹の不安が残ったりと中々難しい部分があります。自社内や顧客との打ち合わせで同様の経験をされている方は多いのではないでしょうか。今回は、打ち合わせを円滑に進めるための工夫を共有したいと思います。

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打ち合わせの理想と現実、及びその原因

TIPSを紹介する前に、これまでの打ち合わせの経験から、理想と思える結果とよく起こりえる現実、そしてその原因(課題)についてまとめたいと思います。

理想と考えられる結果

  • 焦点がずれず、議題に集中した議論ができる
  • 予定時間内に予定していた議題を全て消化できる
  • 結果として、打ち合わせのゴールが達成される(決定事項や確認事項など)
  • 参加者全員の認識が合っていて、次のアクションに取り掛かれる

よく起こりえる現実

  • 議論が迷走する
  • 決めたいことが決まらない
  • 予定時間内に収まらず、時間切れになってしまう(議題を全て消化できない)
  • 議題に上げようと考えていたことをそもそも失念していた
  • 決定事項や宿題事項等の参加者間の認識がずれている
  • 決定したのに打ち合わせ後のアクションが進まない

原因

  • 何が議題なのかそもそも明確でない
  • 打ち合わせのゴールが明確でない(議題ごとの議論の完了条件が不明確)
  • 議題ごとの時間配分(コントロール)ができていない
  • 意思決定できる人物が参加者にいなかった
  • 決定事項や宿題事項等を参加者全員で確認するプロセスがなかった

打ち合わせを円滑に進めるための8つのポイント(事前準備編)

理想と現実の間を埋めるためのTIPSを紹介したいと思います。キーワードは、「アジェンダ及び打ち合わせメモの事前準備」と「進行時のリアルタイム共有」です。前半4つは事前準備に関わる工夫、後半4つは打ち合わせの進め方に関する工夫になります。

1. 予めアジェンダを作成する
アジェンダの中では、各議題のゴール(報告、連絡、相談、確認、方針検討等)と各議題にかける目安時間を明記しておきます。議論すべき議題とその完了条件を明確にすることと想定される時間を事前に把握し、単純な時間切れによる消化不良を防止する狙いがあります。
2. アジェンダは事前に参加者に送付しておく
事前に送付しておくことで、各参加者が打ち合わせに必要な事前準備をすることができます。例えば顧客に対する確認事項の場合、事前に確認をしてもらうことで打ち合わせではすぐに回答をもらうことができます。
3. アジェンダに加え、各議題の内容をまとめたメモを事前に作成しておく
端的にいってしまうと打ち合わせ資料になりますが、議題だけでなく、付随する情報(議題の背景、判断に必要な情報等)のメモを作成しておきます。これは、話し手自身が何を話したいのか事前に整理することで打ち合わせをリードできるようにすることと、参加者に意思決定に必要な情報を的確に提供できるようにすることを目的としています。
4. 意思決定ができる人物を参加者に含める
何らかの判断が必要な議題がある場合は、その意思決定が可能な人物を打ち合わせの参加者として調整するようにして下さい。打ち合わせの中で意思決定を円滑に行うためです。

打ち合わせを円滑に進めるための8つのポイント(進め方編)

5. 開始時に議題及びそのゴールと目安所要時間を明言する
事前に作成したアジェンダに沿って、各議題のゴール(報告、連絡、相談、確認、方針検討等)と目安所要時間を明言しておきます。アジェンダに記載してあるだけでも効果はあるのですが、明言することで参加者に再度認識してもらい時間を意識した打ち合わせ進行ができるようになります。
6. 参加者全員で事前に作成した打ち合わせメモを見ながら進める(プロジェクタ使用推奨)
紙面よりプロジェクタを推奨します。全員がリアルタイムで確認できるからです。これにより今どこの議論をしているのか全員の共通認識が取れますし、認識祖語を防止することができます。また打ち合わせメモの情報を見ながら進めることで深い議論ができます。事前に準備したレールに沿って議論していくので脱線することも少なくなります。
7. 参加者の目の前で都度メモ(決定事項や宿題事項、その背景等)を取り、リアルタイム共有をはかる
プロジェクタ使用を推奨している理由は、これが一番大きいです。参加者の目の前で都度議事メモを取ることで認識祖語を防止します。また、全てではなくポイントを絞ることができるため、打ち合わせ終了時の内容確認を短時間で終えることができます。
8. 最後にラップアップを行い、決定事項や宿題事項に認識祖語がないことを全員で確認する
リアルタイムで共有をしていますが、念のため最後にラップアップを行い認識祖語がないか再度確認します。これは参加者に決定事項や宿題事項について再度リマインドを図る意味合いもあります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回は、打ち合わせを円滑に進めるための工夫について紹介しました。ちなみに特に言及しませんでしたが、議事録ないし議事メモは参加者及び関係者各位と共有するようにしましょう。プロジェクトの進行は、会議や打ち合わせを中心とした認識合わせの繰り返しです。本TIPSが少しでもお役に立てれば幸いです。

  1. 予めアジェンダを作成する
  2. アジェンダは事前に参加者に送付しておく
  3. アジェンダに加え、各議題の内容をまとめたメモを事前に作成しておく
  4. 意思決定ができる人物を参加者に含める
  5. 開始時に議題及びそのゴールと目安所要時間を明言する
  6. 参加者全員で事前に作成した打ち合わせメモを見ながら進める(プロジェクタ使用推奨)
  7. 参加者の目の前で都度メモ(決定事項や宿題事項、その背景等)を取り、リアルタイム共有をはかる
  8. 最後にラップアップを行い、決定事項や宿題事項に認識祖語がないことを全員で確認する